Dans notre vie professionnelle, on doit souvent participer ou animer des réunions. On y va bien souvent à reculons, considérant que certaines sont une perte de temps. Vous trouverez dans cet article 10 conseils pour conduire une réunion efficace ! Bien sûr, tous ne s’appliquent pas à chaque réunion, mais ils peuvent vous servir de trame pour bien vous organiser.
1- Ne programmer que les réunions nécessaires
Avant même de programmer une réunion, demandez-vous si celle-ci est vraiment indispensable : quel est son objectif et peut-on l’atteindre d’une autre manière ? La réunion est un format assez contraignant puisqu’il faut rassembler plusieurs personnes qui doivent se rendre disponibles au même moment et pendant un certain temps.
Ainsi, si le sujet que vous voulez aborder peut être réglé par mail ou par un coup de téléphone, évitez la réunion. Eh oui, la clé pour réussir une réunion peut être de ne pas en faire !
2- Faire un ordre du jour
Si vous estimez qu’une réunion est nécessaire pour atteindre l’objectif que vous vous êtes fixé, il faut commencer par structurer les sujets que vous voulez aborder au cours de celle-ci. Évitez dans la mesure du possible d’aborder des sujets trop éloignés, car cela vous obligerait à inviter beaucoup de personnes qui ne seront pas intéressées par l’intégralité de la réunion.
Une fois que vous savez quels thèmes vous allez aborder, préparez l’ordre du jour. Vous pourrez alors citer chaque thème abordé, le temps qui y sera consacré et éventuellement la personne qui animera le sujet si ça n’est pas vous. Réalisez un ordre du jour qui soit à la fois clair pour que chacun sache ce qui l’attend et concis pour qu’il soit lu.
3- Prévoir la bonne durée et le bon horaire
Deux éléments sont souvent à l’origine de longs soupirs de vos participants lorsqu’ils reçoivent la notification de réunion : la durée et l’horaire. Choisissez-les bien et vos invités viendront moins à reculons !
Concernant la durée, si vous avez bien préparé l’ordre du jour, vous devriez pouvoir estimer rapidement le temps nécessaire pour la réunion entière. Essayez si possible de limiter la durée de la réunion, puisque des études ont mis en évidence que les participants étaient moins attentifs lorsqu’elle dépasse une heure. Si votre réunion doit durer plus longtemps, essayez de prévoir un temps de pause : 5 minutes récréatives peuvent vous en faire gagner bien plus en attirant à nouveau l’attention des participants. À l’inverse, n’hésitez pas à programmer des réunions qui ne durent que 15 minutes si ce temps est suffisant, inutile de bloquer un créneau horaire plus large que ce que vous estimez nécessaire.
Pour les horaires, privilégiez ceux qui conviennent au plus grand nombre. Évitez la période du repas et ne planifiez pas une réunion trop tôt ou trop tard dans la journée. Vous pouvez vous référer aux horaires de présence obligatoires, généralement 9 h – 11 h 30 et 14 h – 16 h environ pour les bureaux. Cela est bien sûr à adapter aux disponibilités des personnes invitées, en particulier lorsque certaines ne sont pas sur le même fuseau horaire. Vous pouvez par exemple vérifier les disponibilités dans le calendrier (type Outlook) de vos invités ou faire circuler un outil de planification (type doodle) pour vous assurer de la présence de chacun.
4- Inviter les bonnes personnes
Comme nous l’avons vu précédemment, une réunion doit avoir un objectif précis. Pour l’atteindre, il faut que les bonnes personnes soient présentes. Vérifiez ainsi que vous invitez toutes les personnes nécessaires à recevoir l’information ou à prendre les décisions attendues, mais seulement les personnes suffisantes pour cela. Il faut éviter d’inviter des participants s’ils n’ont pas de rôle actif dans la réunion, ils pourraient se sentir inutiles et avoir l’impression de perdre leur temps.
Vous pouvez aussi préciser pourquoi chaque personne est invitée, en particulier si elle a un rôle clé dans une décision. N’oubliez pas d’ajouter à votre message de réunion qu’en cas d’empêchement, la personne peut se faire représenter par quelqu’un d’autre.
Pour que chacun puisse avoir un temps de parole et que la réunion soit efficace, essayez d’inviter maximum 8 à 10 personnes. Pour les réunions servant à communiquer (à un service, un département ou un site par exemple) ayant moins vocation à échanger des idées et à prendre des décisions, cette limite ne s’applique évidemment pas.
5- Préparer la réunion
La réussite et l’efficacité d’une réunion réside souvent dans sa bonne préparation.
L’organisateur, qui est souvent l’animateur, doit être le premier à bien la préparer :
- en gérant les aspects logistiques tout d’abord, puisqu’il doit s’assurer que la salle est adaptée à la réunion, en matière de place pour accueillir tout le monde ainsi que d’équipements présents et fonctionnels (ordinateur, rétro ou vidéoprojecteur, tableau blanc avec un feutre…) ;
- en préparant le déroulé de la réunion, éventuellement à l’aide d’un support visuel ;
- en fournissant aux participants les éléments pour qu’ils préparent la réunion (cela leur servira de support à la réflexion et au débat pendant la réunion).
Ce dernier point est essentiel, car les participants doivent eux aussi préparer la réunion lorsqu’ils prennent connaissance de son sujet. S’ils doivent animer certains sujets, ils peuvent préparer un support ; s’ils doivent prendre des décisions, ils peuvent rassembler des arguments pour convaincre les autres participants.
6- Respecter les horaires
Lorsqu’on a un emploi du temps chargé, il n’y a rien de plus agaçant que d’être invité à une réunion et que celle-ci ne respecte pas les horaires prévus !
Si vous êtes animateur, prévoyez d’arriver quelques minutes en avance pour tout mettre en place (récupérer les clés de la salle, allumer l’ordinateur, commencer à projeter le support visuel…). Lorsque l’heure arrive, n’attendez pas les éventuels retardataires et commencez la réunion pour ne pas faire attendre les présents.
De même, faites en sorte de terminer à l’heure annoncée. Prévoyez un « maître du temps » qui s’assurera que les délais prévus pour chaque sujet sont bien respectés et accélérera les prises de décisions si nécessaire. Gardez quelques minutes à la fin de la réunion pour résumer les points clés, les décisions prises et les suites à donner.
7- Bien animer la réunion
L’animation de la réunion est très importante. Si elle est réussie, chacun peut s’exprimer et les décisions sont prises dans une ambiance agréable. Dans le cas contraire, on peut perdre beaucoup de temps sur des points pas prévus initialement et ressortir sans décisions ou sans actions.
L’animateur a donc un rôle essentiel. Il peut commencer par fixer certaines règles :
- interdire l’utilisation d’ordinateurs ou de téléphones, les discussions parasites entre participants… pour s’assurer que chacun restera concentré sur le sujet abordé ;
- refuser l’accès aux personnes en retard ;
- indiquer à quel moment les participants pourront prendre la parole, poser des questions…
Il peut commencer la réunion en indiquant aux participants comment celle-ci se déroulera et en rappelant les points essentiels à aborder.
Tout au long de la réunion, l’animateur doit favoriser la participation et les échanges en impliquant toutes les personnes présentes, en veillant à équilibrer le temps de parole (en particulier lorsque plusieurs personnes ou services ont des points de vue opposés…) et en s’assurant que les discussions sont constructives et mènent bien à prendre les décisions nécessaires.
L’animateur veille à ce qu’il n’y ait pas de débordements. La réunion ne doit pas devenir un lieu de règlements de comptes et il faut éviter d’aborder des sujets non prévus, afin de garder du temps pour les thèmes programmés. Il ne faut pas hésiter à recentrer les discussions ou à proposer de faire une autre réunion sur les nouveaux sujets si cela semble nécessaire.
8- Prévoir un temps pour les questions
Pendant la réunion, il est essentiel que chacun ait bien compris l’objet de la discussion. Pour cela, il faut prévoir un temps pour les questions, que chacun peut utiliser en cas de doute. Ce moment peut être proposé en fin de réunion, mais l’idéal est de laisser chacun s’exprimer tout au long de la réunion si cela ne perturbe pas son déroulement ou à la fin de chaque sujet.
Ces questions peuvent être utiles à la personne qui les pose, mais aussi à d’autres participants. Elles permettent d’éviter des incompréhensions ou des erreurs dans les décisions prises ou dans les actions à réaliser après la réunion.
9- Bien terminer la réunion
La réunion ne se termine pas quand les participants se séparent pour retourner à leurs occupations. Il est important de terminer sur une note positive en saluant les participants et en les remerciant pour leur présence.
Ensuite, un compte-rendu de réunion peut être rédigé et diffusé au plus tard dans les jours suivant la réunion. La personne désignée pour le faire devra être avertie avant la réunion pour veiller à prendre les notes nécessaires afin de ne pas oublier de points importants. Ce compte-rendu peut utiliser comme base l’ordre du jour préparé avant la réunion, en récapitulant les sujets abordés, les objectifs, les participants ainsi que les décisions prises. Si des actions sont à réaliser à l’issue de la réunion, celles-ci doivent être mises en évidence en indiquant qui doit les réaliser, ce qui est attendu, le délai pour le faire et les moyens mis à disposition.
Il est aussi essentiel de bien suivre la réalisation des actions demandées. Lorsque des décisions sont prises, il faut s’assurer qu’elles soient bien communiquées et appliquées. De même, quand des actions doivent être réalisées, un suivi doit être mis en place pour s’assurer que c’est effectivement fait.
10- Faire un bilan pour soi de la réunion
Ça y est, la réunion est terminée, le compte-rendu est envoyé, les actions sont réalisées, le sujet peut être clos. Que vous soyez satisfait de ce que vous avez fait ou pas, il y a toujours des leçons à en tirer : pensez à faire un bilan de cette réunion.
Quel sentiment aviez-vous en sortant de la réunion ? Et les autres participants ? Avez-vous eu des retours, positifs ou négatifs, concernant la réunion ? Qu’est-ce qui s’est bien déroulé ? À quel niveau avez-vous des progrès à faire et comment y arriver ?
Ce bilan s’inscrira dans une démarche d’amélioration continue et vous permettra de tirer un bilan encore plus positif de la réunion suivante !
C’est sur ce conseil que s’achève l’article sur les 10 clés pour une réunion réussie. Mettez-vous déjà en pratique ces conseils ? En avez-vous d’autres à nous donner ? N’hésitez pas à répondre dans un commentaire !
Ursuline
Sources texte :
– Expérience personnelle
Sources images :
– Image 1 : création personnelle
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