Travailler efficacement en groupe

Études & Vie professionnelle

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Lorsqu’on doit faire un travail de groupe pour les cours, la première réaction est souvent « certains ne feront rien, on va perdre plein de temps pour réunir tout le monde, quelle galère ». N’oubliez pas que l’union fait la force et qu’avec du sérieux, on peut gagner beaucoup de temps en répartissant le travail ! En plus, la capacité à travailler en groupe est de plus en plus demandée par les employeurs, c’est donc un bon entraînement. Vous ne me croyez pas ? Découvrez quelques conseils pour travailler efficacement en groupe ! 

Différentes raisons de travailler en groupe 

Il y a de nombreuses raisons de travailler en groupe. 

Le plus souvent, il s’agit d’un travail collectif à réaliser, imposé par les enseignants, avec une note le plus souvent commune lorsqu’il est évalué. Dans ce cas, on a souvent peur de ne pas pouvoir rendre quelque chose « à notre niveau » dans les temps, parce que quelqu’un pourrait faire moins, en qualité ou en quantité. Pour éviter cela, il est important de bien définir les missions de chacun ainsi que les délais à respecter et de s’y référer, sans espérer que les autres anticipent ce qui est prévu. Jouez sur le fait que tout le monde a un intérêt à bien avancer et surtout restez optimiste, inutile de partir défaitiste si vous n’avez pas pu choisir vos partenaires, laissez-leur une chance.

Parfois, on s’organise à plusieurs pour avancer dans un travail individuel, comme un exercice à préparer ou des recherches à faire. L’enjeu n’est plus le même : il ne faut pas que chacun gère sa partie, mais que tout le monde comprenne ce qui est fait. Le but est donc de mettre en commun les compétences et les connaissances de chacun afin d’éviter d’être bloqué. Ce qu’il faut éviter dans ce cas, c’est d’avoir des spectateurs qui ne font que profiter du travail des autres, puisque le groupe est souvent moins structuré que dans le cas précédent. L’important est de choisir des partenaires investis, de niveau assez homogène et avec des compétences complémentaires.

Enfin, on peut parfois vouloir apprendre un cours ou réviser pour un examen avec d’autres personnes. Il y a certaines similitudes avec le point précédent, mais dans ce cas, il est surtout important de beaucoup communiquer pour avoir une organisation de révision similaire. Tout le monde n’a pas la même façon ou le même rythme d’apprentissage et il faut qu’ils soient compatibles avec ceux de vos partenaires. Si quelqu’un qui apprend mieux en expliquant les cours à son camarade travaille avec une personne qui préfère faire des dizaines d’exercices pour s’entraîner, les méthodes risquent d’être peu compatibles et le travail inefficace. De même, si une personne vient réviser en n’ayant pas ouvert son cahier alors que l’autre connaît tout sur le bout des doigts, la séance sera déséquilibrée.

Pour chaque type de travail de groupe, les facteurs à gérer ne sont pas les mêmes.

Facteurs à maîtriser pour travailler efficacement en groupe 

Pour travailler efficacement en groupe, choisissez bien votre équipe 

Lorsqu’on a la possibilité de choisir avec qui travailler, cette décision est essentielle pour l’efficacité du groupe. 

Le nombre de personnes composant le groupe est important. Si vous vous réunissez pour avancer un travail individuel ou pour apprendre un cours, évitez d’être plus de quatre. En effet, au-delà, il sera difficile d’impliquer tout le monde et de s’assurer que tous suivent. De plus, pour ce genre de travaux, il faut avoir des niveaux homogènes et des méthodes de travail compatibles, ce qui restreint le nombre de personnes qui conviennent. 

Selon les cas, le choix des partenaires ne doit pas prendre en compte les mêmes critères, mais cela n’est jamais une bonne idée de se baser uniquement sur les affinités. Bien sûr, il est plus facile de communiquer avec des personnes avec qui on s’entend bien et on a davantage envie de les voir, mais c’est aussi une source de distraction qui peut faire perdre du temps. Travailler avec de parfaits inconnus n’est pas la solution non plus, puisqu’il faut former le groupe en fonction du niveau, des connaissances et des compétences de chacun, ce qui demande de les connaître. De plus, il faut réussir à bien communiquer avec ses partenaires et on n’est pas toujours à l’aise si on ne les connaît pas. 

Finalement, d’autres critères peuvent être pris en compte, en particulier la proximité géographique. En effet, si vous devez vous réunir, il sera intéressant de travailler avec des personnes vivant à proximité pour que cette contrainte ne soit pas trop forte. Si certains membres du groupe doivent prendre 1 h pour venir alors que d’autres mettent 5 min, cela peut créer des tensions et un sentiment d’inégalité qu’il faut anticiper (organiser des réunions à différents endroits pour que ça ne soit pas toujours la même personne qui mette du temps à venir, trouver un endroit central, modifier la répartition du travail pour prendre en compte le temps passé dans les transports et l’effort que cela demande, limiter les déplacements en s’organisant pour travailler en ligne via des documents Google/Skype/Facebook…).

Pour travailler efficacement en groupe, identifiez le profil de chacun 

Lorsqu’on travaille en groupe, il est important que chacun trouve sa place, c’est le seul moyen pour qu’il s’investisse. En effet, il peut y avoir plusieurs profils de membres d’un groupe, qu’il faut impliquer de manière différente. 

Il y a tout d’abord ceux qui sont indifférents au projet. Ils sont là sans s’impliquer et font perdre la dynamique du groupe. En effet, les autres personnes plus enclines à participer peuvent être démotivées par leur présence en ayant l’impression que ce sont des « boulets ». Il est important de les éviter ou de trouver un moyen de les impliquer. Même si c’est difficile, essayez de les faire évoluer dans un contexte favorable (date et heure de rendez-vous qui les arrangent, une mission qui les intéresse plus pour avoir un maximum de chances qu’ils la réalisent…), car dans le cas contraire vous ne pourrez rien attendre d’eux et perdrez donc du temps à rattraper ce qu’ils ne font pas. Des activités simples mais parfois chronophages peuvent aussi être un moyen de les faire participer (mise en page du texte ou du powerpoint, mise en forme de la bibliographie…).

Ensuite, il y a ceux qui sont suiveurs. Ils écoutent, mais ne participent pas et surtout ne réfléchissent pas. Le plus souvent, ils trouvent un meneur et sont d’accord avec tout ce qu’il propose, mais ne prennent pas de recul par rapport aux discussions et n’argumentent pas. Il est difficile de leur demander leur avis en premier pour les obliger à réfléchir, mais essayez de trouver une question ou une mission qui intéresse particulièrement un suiveur et faites en sorte qu’il la gère est une bonne solution pour utiliser au mieux ses compétences. Vous pouvez aussi leur donner un rôle pour lequel il n’y a pas besoin de particulièrement réfléchir (vous pouvez lui demander de noter ce qui se dit et se décide par exemple, car ce travail demande surtout d’être attentif), donc ils seront intégrés au projet sans le ralentir. 

Certaines personnes du groupe semblent juste curieuses. Celles-là s’impliquent, mais comme si elles n’étaient qu’observatrices. Elles ont tendance à poser beaucoup de questions qui peuvent ralentir le travail du groupe, car toutes ne sont pas pertinentes. Essayez de canaliser la curiosité de ces personnes en délimitant clairement le périmètre de ce que vous souhaitez faire et le niveau de détail attendu. Écoutez leurs questions et prenez en compte leur point de vue puisqu’il peut être intéressant (en particulier si vous préparez un exposé oral suivi de questions), mais évitez de leur donner un rôle central dans le groupe au risque de perdre du temps. 

Les plus importants qui devraient représenter la majorité du groupe sont ceux qui participent et collaborent. Ceux-là sont essentiels puisqu’ils donnent la dynamique au travail et créent l’émulation de groupe. Il faut arriver à entretenir leur intérêt et à les pousser à motiver les autres en leur donnant des missions et en valorisant ce qu’ils font pour qu’ils ne se laissent pas aller. 

Finalement, il y a le porteur du projet, le leader de l’équipe. Il est souvent nécessaire d’en avoir un, voire deux dans le cas de grands groupes, afin de trancher lorsque cela est nécessaire et de dire que cela suffit quand trop de temps a été perdu. Cependant, il ne doit pas devenir tyrannique, doit toujours écouter les autres et savoir déléguer. C’est un membre qui s’implique à tous les niveaux du projet et doit avoir le recul nécessaire pour penser aux détails, même s’il fait moins de propositions que les personnes décrites précédemment. 

Pour travailler efficacement en groupe, définissez les missions de chacun 

Il y a souvent de multiples profils dans les groupes et pour les rassembler, il est important de définir des objectifs communs. Partez du but de la formation de votre groupe et essayez de créer une arborescence autour. En plus de l’aspect scolaire ou studieux, cherchez ce que cela peut vous apporter au niveau de votre manière de travailler, de vos connaissances, de votre façon d’être… Si l’aspect scolaire intéresse peu certains membres du groupe, le reste pourra être un levier pour les motiver ! 

Gardez aussi en tête que les objectifs doivent toujours être SMART : Spécifiques pour ne pas se disperser, Mesurables pour connaître l’avancée, Atteignables et Réalistes pour ne pas démotiver les personnes impliquées et finalement mesurables dans le Temps pour s’assurer de respecter les délais. 

Une fois que les objectifs sont définis, il faut mettre en place les moyens de les atteindre et donc les missions de chacun ! La répartition est essentielle : elle doit être équilibrée, valorisante, réalisable et acceptée par tous. 

L’équilibre permet d’éviter les jalousies et les comparaisons, qui peuvent être la source d’une mauvaise ambiance ou de conflits. Il faut que la répartition soit faite en fonction des compétences de chacun pour les utiliser au mieux et que personne ne se sente substituable, ce qui risquerait d’être démotivant. Des missions non réalisables, par manque de compétences ou de temps, peuvent conduire à un abandon sans même avoir essayé, veillez donc à donner des délais suffisants et des moyens de se soutenir pour les points les plus compliqués.

Une fois que chacun sait ce qu’il doit faire, il est important de vérifier que chacun ait compris sa mission et qu’il pense qu’elle est réalisable. C’est quelque chose à faire avant de commencer quoi que ce soit pour avoir une base solide, une approbation générale presque comme un engagement à le faire bien et en respectant les délais.

Pour travailler efficacement en groupe, faites un planning

Vous avez maintenant choisi qui fera partie de votre équipe, leur profil et leur avez donné des missions de façon à ce qu’ils soient les plus efficaces possible. L’étape suivante est d’organiser dans le temps votre travail. 

Pour cela, essayez de travailler avec un planning défini à l’avance, dès le lancement du projet de groupe. L’élaboration du planning doit idéalement se faire à plusieurs ou, si cela n’est pas possible, avec l’accord des autres membres de l’équipe. C’est la première façon d’investir tous les partenaires. 

Si vous en avez la possibilité, prévoyez des rencontres régulières. En effet, c’est moins efficace de faire une réunion de préparation pour répartir les tâches et de se retrouver seulement à une semaine du rendu pour voir ce que chacun a fait lorsque c’est finalisé. Cependant, les réunions sont contraignantes, elles ne doivent donc être organisées que lorsqu’elles sont nécessaires et pas « on travaille en groupe, il faut qu’on se voit le plus possible ». Gardez en tête que même sans rencontres, vous pouvez faire des points régulièrement, un mail est souvent suffisant. 

Il est aussi important de suivre le planning et de ne pas essayer d’adapter le planning aux éventuels retards pour avoir l’impression que tout va bien.

Concernant les réunions, elles doivent aussi être organisées. Si cela est nécessaire pour que tout le monde soit concentré, établissez des règles : portables éteints, horaires précis, choses à préparer en avance par chaque participant…

Une réunion doit être préparée avec soin : quel est le but de la réunion, quelles questions doivent trouver une réponse, quelles décisions doivent être prises, comment le temps sera-t-il réparti ? La personne qui dirige doit avoir un ordre du jour précis, transmis aux participants avant la réunion et doit le faire respecter.

Pour travailler efficacement en groupe, gardez une équipe motivée

Le meilleur moyen de travailler efficacement en groupe est d’intéresser tout le monde ! Il faut que tous les participants s’entraident, soient sérieux et engagés dans leur mission. Pour cela, l’esprit d’équipe est primordial, il faut le construire le plus tôt possible. Il doit se baser sur l’honnêteté, le respect des autres et de ses engagements ainsi que l’écoute.

La communication est elle aussi primordiale, c’est la clé d’un travail en groupe réussi. Tout d’abord à l’oral, il faut savoir expliquer sa démarche afin que tout le monde soit au courant de l’avancée de chaque mission, argumenter pour entretenir un débat animé fertile, respecter le point de vue des autres et être ouvert aux critiques. C’est de cette façon que tout le monde donnera le meilleur de lui-même et que le projet avancera rapidement. 

Il ne faut pas oublier de communiquer sur le positif comme sur le négatif. Si on ne reçoit un mail que pour nous mettre la pression et qu’en réunion on n’a que des critiques, cela n’est pas encourageant. De la même façon, s’envoyer des fleurs et faire comme si tout allait bien dans le meilleur des mondes n’est pas la meilleure façon d’avancer, puisqu’un groupe doit tirer parti des points de vue individuels pour identifier des défaillances.

La dernière chose dans le travail de groupe est sûrement la plus compliquée : savoir gérer les conflits, lorsqu’ils n’ont pas pu être évités. La méthode dépend du conflit, c’est donc difficile de donner des conseils à ce niveau. 

Il est important d’identifier la source du conflit et de bien l’analyser pour en tirer quelque chose de constructif : est-ce que cela vient d’un manque d’affinité, d’une méthode de travail trop différente, d’un déséquilibre d’organisation ou d’implication, d’une mauvaise communication… ? Y a-t-il quelque chose à faire pour apaiser les choses ou faut-il que cela éclate pour repartir sur une base plus saine ensuite ? Comment avancer malgré le conflit ? Est-ce que quelqu’un peut servir de médiateur entre deux personnes pour éviter d’empirer les choses ? 

Cet article vous a donc présenté l’importance du travail en groupe et différents facteurs à prendre en compte pour travailler efficacement à plusieurs. Que pensez-vous de ces conseils ? Avez-vous déjà travaillé en groupe ? Qu’en avez-vous pensé ? Avez-vous des astuces à transmettre ? N’hésitez pas à laisser un commentaire !

Ursuline

Sources texte :

 – keepschool.com

 – veltic.ca

 – legrainasbl.org

Sources images :

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