Dans le monde professionnel, le mail esient un outil incontournable de la communication, au même titre que les réunions. Cependant, nous sommes nombreux à crouler sous les mails et à ne pas avoir le temps de tous les traiter. Afin que vos courriers électroniques atteignent leur objectif, suivez les conseils ci-dessous.
Une adresse adaptée
La première chose à laquelle il faut faire attention lorsqu’on échange par mail dans un contexte professionnel est l’adresse utilisée. L’idéal est d’utiliser une adresse professionnelle (se terminant souvent par « @nomdelasociété.fr ») qui permet à l’interlocuteur de savoir immédiatement à qui il s’adresse, en particulier si vous n’êtes pas collègues.
Dans le cas où ça n’est pas possible, utilisez une adresse mail sobre, du type « pré[email protected] » par exemple.
L’objet du mail, déterminant pour qu’il soit lu
Dans la boîte de réception, la première information que nous avons sur un mail est son objet. Celui-ci doit être à la fois court et très informatif : il faut réussir à être très concis pour résumer le contenu et ainsi inciter le destinataire à ouvrir ce mail. Lorsque vous intervenez dans une conversation, n’hésitez pas à supprimer les « RE » ou « FW » qui s’ajoutent devant l’objet du mail (indiquant qu’il s’agit d’une réponse), qui ne sont pas informatifs et prennent de la place lorsqu’il y en a plusieurs.
En plus d’être un élément décisif pour que l’interlocuteur ouvre le mail, l’objet est aussi souvent utilisé comme filtre pour retrouver certaines informations. Il est ainsi intéressant d’y faire apparaître des éléments importants tels que « Compte rendu réunion du XX/XX/XXXX » ou « Prise de RDV le XX/XX/XXXX ».
Les premières phases du mail, pour accrocher l’interlocuteur
Un mail est un outil de communication moins direct que l’échange de vive voix, donc il est important de capter l’attention de l’interlocuteur. Pour cela, pensez à commencer votre mail en vous adressant directement au destinataire : les premiers mots d’un mail peuvent être le prénom du destinataire précédé de « Bonjour » par exemple. Cela a pour effet de réduire la distance créée par le mail. Si vous ne connaissez pas votre interlocuteur, un classique « Madame, monsieur » est idéal.
De même, il est préférable d’éviter de commencer à parler à la première personne au début du mail. Commencez par impliquer votre interlocuteur en vous adressant directement à lui avec un « vous » ou un « tu ». Cette astuce permet de montrer au destinataire du mail qu’il est important et que vous comptez sur lui.
Un mail n’est pas un roman
Un mail efficace est un mail concis, qui peut être lu et compris rapidement. Ainsi, pensez à n’évoquer qu’un seul sujet par mail. Si vous abordez plusieurs thèmes, qui plus est si votre mail est adressé à plusieurs personnes qui ne sont pas concernées par l’intégralité des points, vous risquez de perdre vos interlocuteurs, et votre message peut ne pas être compris.
Lorsque vous avez identifié le message que vous voulez faire passer, organisez votre mail de façon à répondre aux 5W : « what, who, where, when, why » (quoi, qui, où, quand, pourquoi). En intégrant tous ces éléments, vous aurez plus de chances de bien faire comprendre votre message.
Enfin, votre mail ne doit pas être trop long. L’idéal est qu’il tienne sur une seule page, afin que l’interlocuteur n’ait pas à faire défiler la fenêtre. Pensez aux personnes qui accèdent à leur mail à partir d’un smartphone, un mail court présente un grand confort de lecture.
Les messages peuvent être plus difficiles à faire passer à l’écrit
Lorsqu’on a une discussion de vive voix, on peut observer son interlocuteur, scruter ses réactions, s’adapter à ce qu’on perçoit et s’expliquer si besoin. Par mail, c’est plus compliqué.
Ainsi, il faut éviter d’utiliser du second degré. Il est extrêmement compliqué à faire passer à l’écrit, privilégiez donc des messages basés sur des faits, avec des mots ou des tournures qui ne risquent pas d’être mal interprétés. Les smileys sont aussi réservés aux collègues proches.
Pensez aussi à utiliser des tournures positives : préférez « je suis joignable » à « n’hésitez pas à me contacter » par exemple.
Pour avoir plus de chances de vous faire comprendre, évitez les abréviations et le langage SMS qui ne font pas sérieux. Soignez l’orthographe et la grammaire. Faites aussi attention à la ponctuation : les points de suspension peuvent être interprétés comme de la lassitude ou de l’agacement et les points d’exclamation comme de la colère.
L’écrit reste
Les paroles ne sont que du vent, mais les écrits restent. Ils sont souvent utilisés comme preuve qu’un message a été passé, qu’une demande a été faite, que des relances ont été envoyées… Il est donc essentiel de toujours réfléchir avant d’envoyer un mail et d’en garder la trace tant que le dossier n’est pas clos.
Soyez toujours cordiaux dans vos mails, n’utilisez jamais de ton agressif et ne rédigez pas de mail sous le coup de la colère. Si vous sentez que vous vous agacez, rédigez un brouillon et revenez-y plus tard, une fois calmé : cela vous permettra d’identifier des tournures maladroites et de les modifier pour des formulations plus délicates.
Un mail se termine par une formule de politesse. Évitez de l’intégrer directement à votre signature (comme le classique et peu sincère « cordialement »), mais adressez une vraie salutation personnalisée à votre interlocuteur. « Bonne journée » voire « excellente journée », « bien à vous » ou encore « respectueusement » peuvent parfaitement conclure un mail.
Une signature qui n’en fait pas trop
Lorsque votre entreprise ne vous impose pas un format de signature prédéfini, essayez de créer une signature sobre. Inutile de mettre le logo, l’adresse et le slogan de la société, votre nom et prénom, votre poste, votre adresse mail, votre numéro de téléphone fixe et portable, la localisation de votre bureau, le tout en français et en anglais.
De manière générale, une signature de 2-3 lignes suffit : prénom et nom suivis du nom de votre entreprise et de votre poste puis un seul numéro de téléphone (plutôt le numéro de portable si vous en avez un professionnel).
Soigner la liste des destinataires
Comme vous l’aurez compris, un mail efficace est un mail concis et précis. Ce qui implique souvent qu’il concerne un nombre plutôt limité de personne, si l’on exclut les communications globales des entreprises.
Évitez de mettre toute l’entreprise en copie d’un mail si cela n’est pas nécessaire. De même, si vous envoyez un mail collectif, pensez à utiliser correctement la fonction « Cci » : chaque destinataire ne verra alors pas quelles autres personnes reçoivent ce mail.
Relire le mail avant de l’envoyer
Quelques dernières fautes de frappe à corriger, une tournure maladroite à reformuler, des sauts de ligne inutiles à supprimer… Une dernière relecture permet d’éviter quelques coquilles !
À cette occasion, pensez aussi à vérifier que vous ne vous êtes pas trompé de destinataire (surtout lorsque votre messagerie vous propose des noms à partir des lettres déjà tapées) et que vous avez inséré les pièces jointes prévues. Une petite astuce concernant la pièce jointe : ajoutez-la avant de rédiger votre mail, vous serez ainsi sûr de ne pas l’oublier !
C’est sur ce conseil que se conclut cet article. Suivez-vous déjà ces astuces ? En avez-vous d’autres à partager pour écrire un mail professionnel efficace ? Vous pouvez réagir dans un commentaire !
Ursuline
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