Réaliser et suivre un planning de travail

Le temps n’est pas extensible, ce qui en fait une ressource précieuse qu’il faut savoir gérer, surtout en avançant dans vos études, lorsque vous êtes à l’université par exemple. Vous voulez apprendre à vous organiser pour optimiser votre temps de travail et atteindre vos objectifs grâce à un planning ? Si vous avez envie de prendre une bonne résolution pour bien continuer votre année, suivez les conseils de cet article pour réaliser un programme de travail que vous pourrez adopter.

Qu’est-ce qu’un planning de travail ?

 Un planning de travail est un document sur lequel vous noterez les choses que vous avez à faire, le temps que vous souhaitez y consacrer et la date avant laquelle cela doit être réalisé. Idéalement, vous pouvez fixer directement le jour et l’heure à laquelle vous le ferez.

 En étant méthodique et rigoureux dans la réalisation du planning, vous réussirez à mieux vous organiser pour gérer votre temps et faire tout ce que vous avez prévu afin de réussir votre année. Pour pouvoir le suivre au mieux, n’hésitez pas à y intégrer des tâches même si elles ne concernent pas directement vos études : temps de pause, de repas, soirée détente. Évitez cependant d’aller dans l’excès en planifiant chaque minute : s’il est trop serré, votre programme sera très difficile à suivre.

L’important dans un planning de travail, c’est qu’il soit visuel. Il faut que vous sachiez au premier coup d’œil ce que vous avez à faire, son importance et le délai imparti. Ce qui est pratique pour certains ne l’est pas pour tous, n’hésitez donc pas à tester pour trouver le support qui vous convient le mieux, voici quelques exemples.

Vous pouvez tout d’abord vous tourner vers des supports papier. Les informations ont ainsi l’avantage d’être écrites noir sur blanc et, même si elles sont plus difficiles à modifier, cela peut aussi être un atout pour vous éviter la tentation de changer l’heure programmée pour commencer ou terminer un devoir. Voici différents supports possibles :

– Un agenda. C’est souvent pratique parce que les délais de rendu des devoirs y sont mis en évidence et qu’on l’a à portée de main. Cependant, comme c’est sur papier, il est difficile de chambouler tout le programme pour insérer une tâche urgente qui avait été oubliée. Pensez aussi à prendre un grand agenda, idéalement avec un jour par page, détaillant les heures pour qu’il soit plus facile à utiliser.

– Un cahier ou un bullet journal. Sa forme est libre donc il faut faire l’effort de bien l’organiser et le structurer, mais il sera totalement personnalisable avec la possibilité de mettre toutes les informations dont vous avez besoin. Il vous permettra par exemple de mettre une semaine par page, ce qui peut faciliter grandement le suivi au cours du temps.

– Un classeur. Il a les mêmes avantages que le cahier et permet en plus d’être modulé en retirant certaines pages (remplacer un planning noté sur une page par une nouvelle feuille, ce qui permet de garder un programme clair et propre).

Ensuite, il y existe des supports informatiques. Leur avantage est d’être facilement modifiables s’il faut changer tout le planning pour intégrer une tâche imprévue, mais il faut savoir ne pas en abuser au risque que cela rende votre planning inutile : ne modifiez pas les durées sauf si vous avez vraiment mal calculé, ne changez pas tout simplement parce que vous préférez prendre une pause maintenant et commencer plus tard… Voici différentes possibilités pour faire votre planning :

– Utiliser Word ou Excel. Ils ont l’avantage d’être organisables comme vous le souhaitez, d’intégrer facilement de la couleur ou des changements de police pour mettre en évidence l’urgence de la tâche par exemple.

– Utiliser un logiciel qui vous permet de vous organiser, sur ordinateur, tablette ou téléphone. Personnellement, j’utilise le calendrier Outlook, qui est pratique pour sa simplicité de prise en main, la possibilité d’avoir des rappels de ce qui est planifié et la programmation de tâches répétées (j’avais par exemple réservé un créneau horaire tous les soirs de 1 h 30 pour ma recherche de stage). Cependant, d’autres programmes peuvent aussi être utilisés.

Pourquoi faire un planning de travail ?

 Faire un planning de travail est un outil important pour réussir à faire tout ce qui est prévu afin de ne pas accumuler de retard, mais ce n’est pas le seul avantage. L’étape de réalisation du programme, avant même de savoir si on pourra le tenir, permet de faire un point sur tout ce qui est prévu. En effet, il faut bien sûr commencer par lister l’ensemble des tâches à réaliser et les délais afin de tout prévoir. Cela permet de mettre en lumière ce qui est urgent de ce qui ne l’est pas et de se préparer à ce qu’il faudra faire. Ainsi, ce programme est aussi un outil qui peut servir à mettre en évidence les « zones à risque » et permettre de mieux les anticiper, voire les éviter.

 Le second avantage est de libérer la mémoire. En effet, sans planning écrit, il est nécessaire de faire un effort constant pour se souvenir des choses à faire, de leur ordre d’importance et pour garder en tête les tâches réalisées. En revanche, avec un planning de travail, tout cela est noté et permet de focaliser sa concentration sur les études et pas leur organisation, ce qui permet de gagner en efficacité. Le programme de travail permet donc de mettre en place un suivi de vos études, qui vous aidera au moment d’en faire un bilan, complémentaire à celui sur la motivation, le travail personnel et les objectifs et à celui sur les notes et les appréciations. Il a aussi un côté rassurant puisqu’il vous permet de connaître exactement l’avancement de votre travail, ce que vous avez fait et ce qu’il vous reste à faire.

Un point essentiel du planning de travail est qu’il accorde un certain temps à chaque tâche programmée. On le sait tous, même si on ne le met pas toujours en pratique, mais on travaille toujours plus efficacement avec un délai, dans le cas contraire, on a tendance à repousser les choses ou à traîner en longueur. Lorsqu’on sait estimer une durée correcte pour chaque chose prévue, on peut gagner beaucoup de temps. Avoir un planning permet aussi de se fixer des horaires et donc de se motiver à travailler. Tout cela permet d’être à jour dans son travail et ainsi éviter de trop stresser pour les examens.

Finalement, dans le cas de plannings collectifs, qui peuvent être utiles lorsque vous révisez un examen à plusieurs (quelles matières travailler tel jour ? Quelles annales traiter à tel moment ?) ou lorsque vous avez un devoir à faire en groupe, ils se révèlent être de précieux outils de communication.

Comment faire un planning de travail ?

Passons aux choses concrètes maintenant : comment faire un bon planning de révision ?

 La première étape est de lister l’ensemble des choses à faire, sous forme de « To do list ». Lorsque vous commencez à réfléchir à cela, n’hésitez pas à déléguer si vous le pouvez et à dire non lorsque vous savez que vous allez avoir peu de temps pour tout faire. C’est surtout vrai pour les travaux de groupe, mais cela peut aussi être le cas pour imprimer des cours, en le demandant à l’un de vos proches quand il sera près de l’imprimante par exemple.

Il faut aussi trouver un juste milieu entre trop détailler et ne pas le faire assez. Je vous conseille de ne pas indiquer ce qui prendra moins de 30 minutes à être fait. Pour cela, faites une liste à part et réservez dans votre programme un temps « divers » où vous ferez toutes ces petites choses (envoyer un mail, ranger les cours que vous avez fichés…). Il est quand même important de faire la liste pour ces tâches, même si elles ne sont pas notées individuellement sur le planning, afin de ne pas en oublier.

Selon moi, l’étape la plus importante, mais aussi la plus compliquée, est d’estimer la durée que prendra chaque tâche ainsi que son urgence.

La première règle est de ne prévoir aucune tâche qui durera plus de 2 h, à part exceptionnellement (faire des annales d’examen en condition, donc prendre toute la durée d’une vraie épreuve par exemple). Il n’y a cependant pas de durée idéale, c’est à voir selon votre façon de travailler : certains préféreront travailler 30 min et faire 5-10 min de pause avant de reprendre, tandis que d’autres choisiront de se concentrer pendant 1 h 30 ou 2 h pour s’accorder une vraie coupure de 15-20 min.

Pour estimer la durée de chaque tâche, il faut avant tout être honnête avec vous-même. Vous avez bien une idée du temps que cela prendra ! Lors de vos premiers plannings, n’hésitez pas à viser un peu plus large, surtout si vous n’avez pas l’habitude de surveiller le temps lorsque vous travaillez. Au fur et à mesure, vous pourrez ajuster la durée à consacrer à chaque tâche. De même, pour les travaux les plus urgents que vous ne pouvez vraiment pas décaler, prévoyez un peu plus de temps pour être sûr qu’il sera suffisant et que vous arriverez à tout terminer.

Pour optimiser le temps, ordonnez bien les tâches. Par exemple, si vous voulez faire des fiches de révision sur le cours concernant le tableau périodique des éléments, commencez par rassembler vos documents de cours (notes, polycopiés…), le relire une première fois pour l’avoir en tête, le relire une seconde fois pour bien le structurer dans votre tête (y mettre en évidence un plan s’il n’y en a pas par exemple) puis faire les fiches elles-mêmes. Même si ça rajoute des étapes par rapport à la rédaction de fiches directement, c’est en réalité un travail plus efficace. Chaque étape sera plus courte que de simplement « faire des fiches de révision en physique/chimie » et le temps à y consacrer sera donc souvent plus facile à estimer.

Il est essentiel de bien respecter la durée prévue, au risque de bousculer tout le reste du planning. Forcez-vous à surveiller le temps, mettez un minuteur pour savoir combien de temps il vous reste. Cependant, les pauses restent importantes, ne les supprimez pas sous prétexte que vous avez un peu sous-estimé la durée de votre travail, vous ne serez plus concentré et travaillerez moins efficacement. Vous pouvez essayer de les raccourcir ou de déplacer des choses moins urgentes dans le planning.

Il faut ensuite placer chaque tâche dans le planning. Cela implique quelque chose : avoir défini son rythme de travail et les moments à y consacrer.

Pour le rythme de travail, demandez-vous si vous travaillez mieux le matin ou le soir, si vous préférez vous détendre en arrivant chez vous après les cours ou préférez essayer de vous dégager un maximum de temps dans la soirée en finissant de travailler tôt. Ainsi, vous saurez à quel moment vous êtes plus efficace et dans un meilleur état d’esprit pour travailler !

Commencez par vous demander combien de temps vous voulez consacrer à votre travail en fonction de vos autres occupations puis les moments de la journée pendant lesquels vous serez dans de bonnes conditions pour vous y consacrer. Par exemple, les temps morts comme les moments de transport en commun peuvent être utilisés pour relire un cours, mais difficile d’y faire un exercice.

Pour bien organiser votre planning, je vous conseille de commencer par mettre les tâches les plus urgentes d’abord, qui permettront de faire une base de planning, puis remplissez le reste du temps de travail avec d’autres travaux.

Une fois que tout ceci a été fait, il n’y a plus qu’à suivre le planning ! C’est la raison pour laquelle il est important que vous vous écoutiez sur la charge de travail à vous imposer, si vous commencez en vous disant que c’est trop et que vous n’y arriverez pas, ce sera difficile de tout faire !

Conseils divers sur les plannings de travail

Voici maintenant quelques conseils divers pour faire et suivre votre planning de travail !

Comment changer le planning de travail si un travail de dernière minute est à faire ?

Un empêchement ou un travail urgent de dernière minute peuvent vous pousser à modifier votre planning, même si c’est toujours une tâche difficile. Mon conseil dans ce cas est de bien avoir identifié les tâches urgentes afin de ne pas y toucher et d’essayer de reprogrammer le planning en déplaçant uniquement les travaux moins importants.

Comment organiser les temps de pause dans le planning de travail ?

Dans un planning, il y a forcément des temps de pause à intégrer, entre différents travaux. Il vaut mieux éviter de le faire au milieu d’un travail, à moins qu’il y ait une réelle logique. L’important est de maîtriser le temps de chaque pause : pour éviter les temps de détente qui s’éternisent, prévoyez bien la durée, de la même manière que celle des travaux.

 Concernant le temps que vous y consacrez, à vous de voir si vous préférez plusieurs petites pauses ou une longue, mais faites en sorte que le temps soit proportionnel à l’intensité du travail que vous avez fait avant. Si vous devez être très concentré même pendant un temps relativement court (1 h), vous aurez besoin d’une vraie coupure et il faut vous l’accorder. À l’inverse, même en travaillant pendant 2 h, si vous n’avez pas besoin d’être au maximum de vos capacités, de courtes pauses de transition suffiront.

Planning de travail du week-end : détente ou studieux ?

Il est très difficile d’avoir un bon rythme de travail sans rien faire le week-end. Bien sûr, le planning peut être moins chargé que la semaine, en laissant plus de place à la détente. Cependant, tant pour le temps de travail qu’il représente que pour l’importance de ne pas stopper tout travail pendant ces deux jours, le week-end doit être un minimum studieux.

Placez d’abord les moments de détente dans votre planning et une fois que c’est fait, ajoutez les périodes de travail. Cela vous permettra de faire une vraie coupure et d’organiser votre week-end autour du repos et non du travail, ce qui change complètement l’état d’esprit.

De plus, vous pouvez faire des tâches qui demandent moins de concentration : relire vos fiches, classer vos cours pour préparer vos devoirs plutôt qu’apprendre les leçons ou faire vos fiches.

Voilà quelques conseils pour faire un bon planning de travail ! Et vous, avez-vous l’habitude de fonctionner avec un programme comme cela ? Comment le faites-vous ? Quels sont les pièges à éviter ou les astuces que vous avez à partager ? N’hésitez pas à laisser un commentaire !

Ursuline

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